LovesTheTeam.com

Jums būs nepieciešams

• - ienākošo korespondenci;
• - zīmogs "Ienākošā vēstule".

Instrukcijas

1

Pieņemt un kārtot ienākošo korespondenci. Jums ir jāatver visi Vēstules, izņemot tos, kuriem ir īpašs apzīmējums, piemēram, "Personīgilīderis "vai" konfidenciāls "uc Nekavējoties mest aploksni, vispirms pārbaudiet, vai tekstā ir norādīta atgriešanās adrese. Reģistrācijai nav nepieciešami grāmatvedības dokumenti (rēķini, rēķini), apsveikumi, reklāmas materiāli.

2

Ievadiet informāciju par saņemtajiem burtiem žurnālāienākošās korespondences reģistrācija. Tas var būt elektronisks vai tradicionāls (papīrs). Aizpildot elektroniskās veidlapas, ievērojiet programmas izstrādātāju ieteikumus. Datorsistēmas atvieglo biroja darbu, palīdz ātri atrast nepieciešamo informāciju. Tomēr tajās ir svarīga unificēšana, datu ievades noteikumu stingra ievērošana, citādi dokuments var tikt zaudēts datu bāzē.

3

Jūs varat iegādāties tradicionālo žurnāluvai arī izdrukājiet to A4 formāta piezīmju grāmatiņā. Galvenā prasība ir meklēšanas vienkāršība, pildījuma skaidrība un precizitāte. Ieteicams pieteikties tabulas veidā, izmantojot šādas slejas: 1. Reģistrācijas datums. Ienākošie burti jāņem vērā saņemšanas dienā un vakarā, lai to pārskatītu, ja vien organizācijā nav pieņemta cita procedūra; Reģistrācijas numurs. Šis dokumenta atribūts sastāv no saņemtā vēstules gadījuma "Ienākošie dokumenti" (saskaņā ar apstiprināto organizācijas lietu nomenklatūru) un sērijas numuru (no kalendārā gada sākuma). Piemēram, "Nr. 01-12-273", kur 01-12 ir nomenklatūras lietas numurs, 273 ir unikālais burtu skaits. Visa ienākošā korespondence tiek reģistrēta vienreiz, neatkarīgi no vēlāk saņemto kopiju skaita, ieskaitot elektroniskās kopijas; Vēstules autors (organizācija, privātpersona), piemēram, SIA "Sapulce" vai "Reģionālā pārvalde, V.Sidorova vadītāja vietniece" uc 4. Dokumenta tēma. Šo sleju var aizpildīt ar informāciju no burta nosaukuma vai īsi formulēt galveno ideju pēc tā lasīšanas. Rakstiet tā, lai vēlāk jūs varētu viegli atcerēties, kāda veida dokumentu tas ir, un izskaidrojiet to saviem kolēģiem. Piemēram, "Par transporta pakalpojumu līguma noslēgšanu" vai "Par informācijas sniegšanu par ienākuma nodokli līdz 12.12.2011." Utt .; 5. Izpildītājs. Aizpildiet lodziņu pēc galvas vīzas saņemšanas. Ievadiet tā darbinieka vārdu, kurš sagatavos atbildi. Šeit atzīmējiet datumu. Atbildes uz neatliekamās vēstules datumam jābūt marķētam ar krāsainu marķieri vai pasvītrojumu. Piezīmes. Šeit varat veikt piezīmes par izpildītāja norādījumu izpildi vai norādīt uz vēstules svarīgāko lietojumu klātbūtni vai atzīmēt to, cik darbinieku darba kopijas ir.

4

Pabeigt tabulu pēc saviem ieskatiem. Piemēram, baidoties par dokumentu drošību, pēc vēstules saņemšanas atlasiet izpildītāja paraksta kolonnu. Tomēr nepārlādējiet žurnālu un sevi ar pārāk detalizētiem ierakstiem. Visa nepieciešamā informācija satur dokumentu, reģistrācijas formas tikai palīdz izsekot darba stadijai.

5

Uz visiem burtiem uzlieciet īpašu zīmogukas norāda korespondences veidu - "Iesūtne". Iespaids ir jāatrodas dokumenta pirmās lapas apakšējā labajā stūrī. Pārliecinieties, vai teksts nepārklājas. Sērijas numurs un saņemšanas datums drukas rindā jāievada manuāli.